Det behövs en viss struktur för att ett företag ska fungera. Egentligen är det samma sak för alla organisationer. Till och med en familj har ett schema av något slag, även om det kanske är anpassat till skola och jobb. Så alla är vana vid att schemalägga, planera och hålla ordning på sin tid. Men ibland kan det bli lite väl mycket, speciellt när lagen påbjuder att du rapporterar tiden och håller ett öga på de anställda. 

Med ett schema kan du få mer utfört. Det blir lättare att kontrollera tidsfrister och vara säker på att du har personal på plats vid alla tillfällen. Du kan flytta runt dem så att det blir jämnt, allt enligt den arbetsbörda som finns vid varje givet moment. Ett schema är alltså grundläggande. Samtidigt så är det ganska vanligt att du måste justera det. Hela tiden så kommer det upp faktorer som ska med i räkningen, ibland i sista minuten.

Personalhantering på sitt maximum

Hemligheten bakom ett väl fungerande schema och andra saker som har att göra med personalen är att använda de rätta verktygen. Naturligtvis måste du också vara realistisk när du planerar. Det ska inte bara se bra ut på pappret utan kunna utföras i verkliga livet. Men schemat är ju bara början på allting som har att göra med en arbetsdag. Personalen kanske måste rapportera den tid de faktiskt jobbat. Sedan ska det vidare till ekonomiavdelningen som ska beräkna deras löner. Och så vidare, det är en lång kedja där allting måste fungera. Ett lönehanteringssystem behöver inte kosta så mycket – se exempelvis priserna för Timetjek

Tanken är ju att du ska slippa använda dyrbar tid till administrativa sysslor. De är viktiga, det finns inget tvivel om den saken. Men det är något som ett bra program eller en app kan sköta åt dig. Speciellt om du satsar på en lösning som är sammankopplad. Där du i princip bara behöver lägga in uppgifterna en gång för att sedan kunna ha det hela till hands. När det behövs till olika saker. https://www.timetjek.com/schemalaggning/.

Personalen kommer först

Basen för all verksamhet är naturligtvis medarbetarna. Om det fungerar med personalen så brukar allting gå framåt. Du behöver kompetenta personer som är villiga att arbeta. Folk som kan sina saker och som bidrar till verksamheten. Men ledningen, å sin sida, måste också ta hand om dem. De måste ha bra arbetsförhållanden som är säkra och där de kan trivas. Lönen måste stå i relation till det arbete de utför, samt deras utbildning. Om vikten av att känna passion inför sitt personalarbete. Läs mer i den här artikeln i Helsingborgs Dagblad

Många satsar alltså på trivsamma arbetsplatser, förmåner och olika former av bonus. Det kan låta lite naivt, men är faktiskt saker som fungerar. Alla vill att det ska flyta på när de går till jobbet. De vill inte behöva använda allt för mycket tid på sin tidrapportering. Därför har många anställda också välkomnat de nya systemen som börjar sprida sig lite varstans. De kan rapportera direkt i sin mobil och slipper en massa onödiga led. 

Hela tiden måste du naturligtvis hitta en balans mellan vad som är nödvändigt och hur mycket det kostar. Men det är här som du inte bara ska se på pengarna. Resurser kan innebära flera olika saker och det gäller att utnyttja dem på allra bästa sätt. Ett bra exempel är hur många kvalificerade sjuksköterskor använder en stor del av sin tid med just scheman och liknande saker. De skulle kunna ha nytta av ett bra system så att de skulle kunna tillbringa mer tid med patienterna, något som ingen annan kan ta hand om. 

Följa alla reglerna

Nu är det ju inte bara en fråga om att det ska fungera på arbetsplatsen, även om det är viktigt. Lagen har något att säga om personalhantering och du måste vara medveten om vilka lagar som gäller. Inom vissa branscher har staten rätt att komma när som helst och kontrollera. Böterna kan bli nog så dryga om du inte har allting under kontroll. Dagens Juridik skriver här att det kan vara komplicerat med reglerna kring personalliggare. 

Återigen så finns det ett syfte med dessa lagar. Vad man bland annat vill hindra är svartjobbare. Det är inte rätt för de som följer lagen att de inte kan konkurrera på lika villkor. Ingen som undviker svart arbetskraft kan pressa priserna lika mycket, och det gör det svårare att klara sig. Men oavsett vad du tycker om reglerna så finns de där. Det bästa du kan göra är att skaffa dig de rätta verktygen så att du slipper tänka mer på saken. Gör det lätt för dig själv och de anställda att följa lagen, att rapportera sin tid på ett effektivt sätt. 

Schemalägg ditt liv

Du ska inte schemalägga precis varje del av ditt liv. Ala behöver lite utrymme för annat, och framför allt för sådant som du inte förväntar dig. Ett allt för strikt schema kan leda till stress, och det kommer att ha motsatt effekt. De flesta reagerar inte bra när pressen blir allt för hård eller de märker att de halkar efter. Plus att det är roligare när du har lite svängrum. Vanligtvis så kommer allting att falla på plats och du får mer gjort än planerat. Framför allt om du inte behöver reta dig på att det är jobbigt att schemalägga och rapportera. Med ett bra system lägger du grunden för produktivitet och trivsel.